Juist op de momenten dat we meer thuiswerken, is het belangrijk om contact met elkaar te houden. De ervaring leert dat wanneer al je medewerkers vanaf een eigen locatie werken, het soms lastig is om op de hoogte te blijven van waar ze mee bezig zijn. Enerzijds wil je niet continu checken of controleren, waar je anderzijds ook niet de kwaliteit uit het oog wilt verliezen. In dit blog leggen we uit hoe je op de juiste manier contact houdt tijdens het thuiswerken.
Waarom goede communicatie essentieel is tijdens het thuiswerken
Communiceren is belangrijk, dat staat vast. Zeker wanneer je personeel thuiswerkt, want tijdens deze manier van werken vallen de vaste elementen van werken op kantoor weg. Denk hierbij aan:
- het dagelijkse koffiemomentje;
- het structurele contact met collega’s;
- het bewaken van de voortgang;
- de fysieke verbinding met het bedrijf;
- de gezamenlijke lunch.
Naast dat het van belang is de voortgang te bewaken, is het misschien nog wel belangrijker dat je medewerkers zich verbonden blijven voelen met je bedrijf. Om die verbinding te behouden zagen we al Zoom-bingo’s of Zoom-lunches voorbijkomen, maar ook zagen we dat werkgevers een cadeautje of bedankje opstuurden om de moed erin te houden. Erg goed, als je het ons vraagt.
Verliest een medewerker namelijk de verbinding met het bedrijf of krijgt hij of zij geen waardering, terwijl dit normaal gesproken wel gebeurde, dan leidt dit tot uiteindelijk tot minder alignment, minder ontwikkeling en daarmee afnemend rendement. Zorg dus dat je blijft communiceren.
Hoe behoud je het contact met je medewerkers zonder ze te controleren?
Het is belangrijk om als werkgever het overzicht te bewaren van wie wat uitvoert en of dat volgens de kwaliteitsnormen van je bedrijf gebeurt. Echter, het is belangrijk om je medewerkers vrij te laten. Het is allicht een drempel die je over moet – ‘Op kantoor kijk ik gewoon even met ze mee en zie ik automatisch of iets gebeurt volgens de norm.’ – maar het betaalt zich uit. Zie contact houden daarom niet als controleren, maar als bijpraten.
Er zijn een aantal vanzelfsprekende manieren om contact met elkaar te houden. We zetten ze voor je op een rijtje:
- de welbekende whatsappgroep;
- ‘vertrouwd’ contact per mail;
- applicaties en tools;
- online vergaderen (Zoom, Hangouts, etc.);
- gewoon bellen.
Sommige werkgevers denken: als ik m’n medewerkers dagelijks spreek tijdens het gezamenlijk overleg, is dat wel voldoende. Maar de mensen die zich iedere dag voor jou inzetten, willen ook persoonlijk contact. Soms om iets te bespreken, soms om gewoon even met je te praten. Vergeet dat niet. (Een belletje werkt hier vaak het best.)
Welke tools maken het communicatieve proces van thuiswerken beter?
We spraken bij de vorige opsomming al over ‘applicaties en tools’ waarmee jij het contact tussen jou en je medewerkers optimaal houdt. Wij zetten onze favoriete tools en applicaties op een rijtje:
Communicatie tijdens werktijd
- Slack;
- Text-Em-All;
- G-Suite.
Videoconferenties
- Video Conferencing;
- Microsoft Office Teams;
- GoToMeeting;
- Zoom;
- Google Hangouts.
Projectmanagement
- Microsoft To Do;
- Asana;
- Monday;
- In Closing.
Meer informatie over het ‘nieuwe werken’
Meer weten over thuiswerken? Lees onze andere blogs in deze serie. Begin eens met de blog over ‘hoe thuiswerken de afgelopen jaren is gegroeid‘!
